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Como fazer uma boa gestão da folha de pagamento

Como fazer uma boa gestão da folha de pagamento

Uma boa gestão da folha de pagamento é muito importante para ter o controle das transações financeiras destinadas aos funcionários. Se ela é feita de maneira incorreta, pode acabar gerando problemas legais para a empresa, principalmente quando há crescimento no quadro de colaboradores: com isso, uma gestão eficiente tende a se tornar uma tarefa mais complicada. Mas nada que uma boa administração no demonstrativo de pagamento não resolva.

A folha de pagamento é uma relação que demonstra remuneração e histórico de todos os funcionários dentro da empresa, trazendo detalhes de todos os eventos trabalhistas de determinado período. É sempre bom lembrar que tudo depende de um gerenciamento financeiro adequado aliado ao controle das informações dos funcionários, fundamentais para o desenvolvimento da empresa. Então vamos partir logo para o que interessa, que são as dicas infalíveis para você gerenciar a folha de pagamento da melhor maneira possível!

O que é e como funciona a folha de pagamento?

A folha, ou contracheque, é uma lista que contém a remuneração paga aos funcionários de uma empresa. Como já foi dito acima, ela traz em detalhes as informações trabalhistas e as converte em dados contábeis, que tornam possível o cálculo do valor do salário bruto e do líquido.

Toda empresa deve elaborar a folha de pagamento mensalmente. Para isso, são necessários conhecimentos em Recursos Humanos, matemática financeira e leis trabalhistas, ou seja, o documento possui funções fiscal, operacional e contábil.

É importante ressaltar que não há um modelo oficial para elaboração da folha. Seu formato pode ser modificado de acordo com a necessidade da empresa. O cuidado exigido fica para a discriminação das informações, que são

  • Nome do funcionário;
  • O valor do salário de cada funcionário;
  • Frequência (faltas, atrasos etc);
  • Descontos e encargos;
  • Parcelas da remuneração;
  • Parcelas que não fazem parte da remuneração (ajuda de custo, diárias etc);
  • Forma de pagamento, data e valor.

Para o salário líquido, os valores da folha são divididos em proventos e descontos, que são os salários — remunerações variáveis, horas extras, adicionais, insalubridade e periculosidade. Já a segunda parte se refere a INSS, benefícios, faltas, contribuição sindical e descontos em geral.

Agora é hora de irmos para o próximo passo: fazer a gestão da folha de pagamento. Mas como começar?

Tenha uma conta bancária apenas para pagamentos

Isso ajuda na distinção do tipo de gasto das despesas. E em caso de fiscalização, uma conta padronizada facilita a comprovação de informações. Além disso, também é possível ter uma visão maior dos gastos com remuneração, provisões de pagamento de benefícios e impostos.

Faça um planejamento de despesas

Prever e planejar o pagamento de despesas antes que elas cheguem é muito importante. O décimo terceiro salário, por exemplo, deve ser levado em conta e planejado desde o começo do ano, para que a empresa não chegue no final com problemas de caixa.

Tenha controle de horas trabalhadas

Toda empresa com mais de 10 funcionários deve ter registro de ponto. Mas independente do número de funcionários, o ponto é uma forma de manter a folha de pagamento fiel à realidade, com controle de horários de entrada, saída, pausas, horas extras e adicionais. O ponto eletrônico é a melhor opção pois calcula automaticamente as horas trabalhadas, tornando o processo muito mais rápido e sem chance de erros.

Faça um plano de salários

É uma parte importante do planejamento. É aqui que se define toda a estrutura de cargos e salários da empresa, assim como gratificação, benefícios e o que é preciso para o crescimento profissional de cada um. Dessa forma, fica fácil ter um controle dos gastos com pagamentos, além de permitir uma visão ampla de quais setores ou profissionais podem receber mais investimento.

Tenha sempre um backup das informações

A folha de pagamento é obrigatória para a fiscalização, por isso a empresa deve manter cópias para auditorias. Por isso, é imprescindível que, além das cópias físicas, seja feito um backup dos documentos para evitar problemas judiciais e previdenciários e também ajudar o gestor a entender melhor a situação financeira da empresa.

Automatize o processo

Existem diversos softwares que podem ser utilizados pelo RH para otimizar a gestão de pessoas, controle de ponto e folha de pagamento. A empresa deve optar por soluções que reúnam todos os dados e documentos juntos, para facilitar a rotina do departamento. Com um bom sistema de automação, a equipe fica com mais tempo para se encarregar da parte estratégica. A melhor parte é que os sistemas atualizam automaticamente sempre que há mudanças na situação de algum dos funcionários.

Mais que obrigação, um investimento

Se a empresa ainda vê a folha de pagamento como uma obrigação desagradável, está fadada a ficar atrás da concorrência. Um gerenciamento ineficaz da folha só gera desmotivação e dificuldade para o trabalho de todos, por exemplo: um empreendedor não deve fazer a equipe temer o ponto, e sim motivá-los a gostar do lugar onde trabalham. Um profissional motivado só traz melhorias para um negócio. Um bom plano de cargos e salários, com estratégias que visem o crescimento do funcionário já alavancam bastante a produtividade.

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