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Dicas para tornar as suas reuniões mais produtivas

Dicas para tornar as suas reuniões mais produtivas

As reuniões possuem grande relevância no ambiente de trabalho, pois nelas são tomadas as decisões mais importantes sobre o seu negócio. Porém, podem se tornar um verdadeiro pesadelo na rotina dos funcionários quando são mais frequentes que o necessário e apenas ocupam o tempo das pessoas envolvidas.

Alguns assuntos podem ser resolvidos por e-mails ou ligações. Desta forma, solicitar uma reunião sem um objetivo claro, desperdiça o tempo e interfere na produtividade de todos os participantes.

Para fazer uma reunião produtiva basta ter disciplina e atitude. Assim você colherá todos os benefícios e evitará o desgaste da sua equipe. Veja a seguir 5 dicas para tornar suas reuniões mais produtivas!

Faça uma preparação

Toda reunião produtiva exige preparação antecipada. É importante ter uma pauta definida, com questões específicas que precisam ser discutidas. Assim, também servirá para não permitir a perda do foco.

É importante estipular o tempo necessário para que o assunto definido seja discutido. Caso a reunião seja longa, poderá sair do foco; e caso seja curta, poderá não dar tempo de resolver.

Para uma reunião produtiva, também é necessário um local adequado e reservado. Caso precise de equipamentos de apoio como lousas ou um projetor, é necessário que seja organizado com antecedência. Assim não ocorrerá atrasos indevidos. e você deixa o ambiente mais receptivo e preparado.

Convoque apenas as pessoas necessárias

Para realizar uma reunião é preciso apenas da presença de quem pode contribuir com o assunto a ser discutido. O convite já deve conter todas as informações relevantes, a pauta e, caso seja utilizado, materiais de referência. Assim você garante que todos cheguem preparados e cientes do que será tratado.

Garantir que o tempo seja o suficiente para apresentar todos os pontos da pauta é importante, principalmente se houver um espaço para discussão e perguntas.

Conduza com preparação

Durante a reunião é importante que a pauta e a agenda programada, sejam seguidas. Assim, o tempo estipulado não será ultrapassado. Para que você se organize melhor, deixe à mostra para todos os temas que serão abordados e o tempo previsto para cada um.

O moderador da reunião, deve estar preparado para conduzir a discussão e chamar a atenção para que o assunto volte ao planejado, caso a conversa comece a se dissipar.

Uma boa dica é sempre fazer uma ata do que está sendo discutido durante a reunião. Com o surgimento de novos tópicos, é importante registrar para que tenha continuidade em uma outra reunião.

E caso seja decidido, na reunião, que alguma ação deve ser tomada, é importante já definir a pessoa responsável e um prazo para que seja realizado.

Discuta tudo de forma clara

É importante que a reunião sirva para esclarecer todas as dúvidas e tratar de assuntos que cercam sua empresa. Não saia com a sensação de que não serviu para nada ou seja, faça um breve resumo da pauta discutida, as sugestões recebidas e as ações determinadas para cada um.

Dessa forma, todos saem com uma visão clara dos resultados, além de mostrar que aquele tempo foi gasto com algo produtivo.

Após a reunião, encaminhe a ata que foi elaborada para cada um dos presentes ou interessados.

Observe os resultados

Você sabe que uma reunião é verdadeiramente produtiva quando gera resultados. Acompanhar as ações que foram listadas na ata, garante com que os frutos desse encontro sejam colhidos.

A reunião se torna improdutiva quando gera uma série de ideias, mas nenhuma ação é tomada em relação ao que foi discutido. É importante garantir sempre que a reunião seja bem preparada e tenha uma pauta específica. Porque, caso ela ocorra sem um propósito definido, tudo isso é perda de tempo. Além disso, a equipe fica desgastada e com receio de futuros encontros que podem ser improdutivos também. Uma reunião não gerar resultados se não tiver um objetivo claro desde o início.

Sendo uma ótima ferramenta para unir pontos de vista juntos e pensamentos, buscando uma resolução, uma reunião produtiva, agrega para todos da empresa. No entanto, escolher a interação correta e com planejamento, faz com que elas sempre sejam produtivas

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